Administrasi Inventaris Sekolah

ADMINISTRASI INVENTARIS SEKOLAH

         I.         PENDAHULUAN

Sekolah merupakan instansi pendidikan yang berintregitas antara komponen yang satu dengan yang lain. Salah satu komponen pendukung yang penting dalam instansi pendidikan, dalam hal ini sekolah adalah tenaga administrasi. Peran dari tenaga administrasi sekolah sangatlah penting dalam mendukung kesuksesan dan kelancaran tata administrasi sekolah.Di dalam menangani tata adminsitrasi sekolah dibutuhkan suatu keahlian dan kemampuan yang cukup dalam bidang administrasi. Oleh karena itu sumberdaya manusia dalam hal ini tenaga administrasi menjadi komponen yang penting dalam suatu sekolah.

Berkenaan dengan hal itu semua, peran dari tenaga dalam hal ini sumberdaya manusia di dalam memperlancar tata administrasi sekolah sangatlah penting, serta tidak bisa dipisahkan antara komponen yang satu dengan yang lain. Di samping itu, dibutuhkan suatu keahlian juga ketrampilan di dalam menangani urusan tata administrasi sekolah tersebut.Maka dari itu itu sangat diperlukan tenaga tata administrasi yang terampil, handal, serta faham akan job diskripsinya. Masih kurang dan rendahnya kompetensi yang dimiliki tenaga tata administrasi sekolah menjadi sebuah fenomena yang perlu dituntaskan dengan segera. Karena peran dari tenaga tata adminstrasi di dalam sebuah sekolah diibaratkan sebagai sebuah nyawa yang bergantung pada bentuk fisiknya

      II.         POKOK BAHASAN

Di dalam makalah ini, kami akan membahas tentang:

A.    Definisi inventaris sekolah

B.     Tujuan dan manfaat inventarisasi sekolah

C.     Job tenaga administrasi inventaris sekolah

D.    Pengadministrasian barang inventaris sekolah

E.     Klasifikasi dan kode barang inventaris sekolah

F.      Pelaporan inventarisasi sekolah

G.    Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah

  III.         PEMBAHASAN

A.    Definisi inventaris sekolah

Inventaris berasal dari bahasa latin “inventarium” yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Berarti inventaris sekolah adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar. Tiap sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolahnya.[1]

B.     Tujuan dan manfaat inventarisasi sekolah

1)      Tujuan inventarisasi sekolah

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

Ø  Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi yang dimiliki oleh suatu sekolah.

Ø  Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan.

Ø  Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.

Ø  Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian

2)      Manfaat inventarisasi sekolah

Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai berikut:

Ø  Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.

Ø  Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan barang.

Ø  Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.

Ø  Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.

Ø  Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.[2]

C.     Job tenaga administrasi inventaris sekolah

Job dari tenaga administrasi yang berkecimpung dalam inventarisasi meliputi:

ü  Mengklasifikasikan setiap item yang akan diinventasisasi.

ü  Mengisi golongan inventaris.

ü  Mengisi golongan non inventaris.

ü  Memberikan kode ataupun nomor pada barang inventaris.

ü  Memberikan kode ataupun nomor pada barang non inventaris.

ü  Mencatatkan dan mengisi barang inventaris apa saja pada buku induk inventaris.

ü  Mencatat penerimaan barang inventaris dan non inventaris.

ü  Membuat daftar penggunaan barang inventaris.

ü  Mencatat daftar penggunaan barang inventaris.

ü  Membuat rencana penambahan barang inventaris.

ü  Membuat laporan setiap tribulan atau tahunan.[3]

D.    Pengadministrasian barang inventaris sekolah

Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

v  Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.

v  Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.

v  Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.

v  Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.

v  Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya.

v  Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran berikutnya.

Untuk Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasinya, sekolah wajib membuat dan mengisinya dalam rangkap 2 (dua) untuk disampaikan 1 set (asli) kepada unit kerja yang membawahinya dan 1 set (tembusan) untuk arsip sendiri. Selanjutnya, contoh-contoh format dari buku atau daftar yang disebutkan pada butir 1 s/d 6 di atas dapat dilihat pada Permen 20 tahun 2007.[4]

E.     Klasifikasi dan kode barang inventaris sekolah

Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapatkan kembali barang yang diinginkan.

Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus dipergunakan untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan angka nomor kode ini diusahakan agar memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatan barang.[5]

F.      Pelaporan inventarisasi sekolah

1)      Laporan triwulan mutasi barang inventaris

Ø  Tiap sekolah dan unit pelaksana teknis wajib membuat daftar laporan triwulan mutasi barang inventaris rangkap 2 (dua), untuk disampaikan 1 (satu) set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat dan 1 set untuk arsip sendiri. Laporan tersebut harus sudah disampaikan paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan tahun anggaran berjalan.

Ø  Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota membuat rekapitulasi laporan triwulan yang berasal dari sekolah/UPT/Dinas Pendidikan Kecamatan. Selanjutnya Kantor Depdik Kabupaten/Kota sendiri menyampaikan kepada Dinas Pendidikan Propinsi setempat u.p Kepala Bagian Perlengkapan.

2)      Laporan tahunan inventaris

Ø  Tiap sekolah wajib mengisi Daftar Isian Inventaris dan Rekapitulasi Barang Inventaris rangkap 2 (dua). Laporan Tahunan Inventaris (yang membuat Daftar Isian Inventaris dan Rekapitulasi Barang Inventaris) disampaikan 1 set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat.

Ø  Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota wajib mengisi Daftar Isian Inventaris dan Dafta Rekapitulasi Laporan Tahunan Inventaris yang berasal dari sekolah/UPT di lingkungannya. Laporan Tahunan Inventaris tersebut disampaikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Propinsi u.p Kepala Bagian Perlengkapan.[6]

G.    Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah

Peran dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah mempunyai nilai berharga dalam menunjang tugas – tugas di sebuah instansi. Sayangnya, sekarang ini mutu dan kinerja tenaga tata administrasi sekolah masih rendah, fenomena ini hanyalah didasarkan pada pengamatan penulis dari berbagai sample kasus yang terdapat di sekitar lingkungan penulis.

Selain itu banyaknya tenaga tata administrasi yang merangkap melakukan tugas selain tugas tata administrasi itu sendiri. Hal tersebut yang menyebabkan suatu tatanan administrasi di dalam sebuah instansi tidak bisa berjalan secara maksimal. Fenomena ini banyak terjadi di sekitar lingkungan penulis sendiri, karena penulis juga mengalami hal tersebut. Di tambah lagi sebagian besar instansi di tingkat dasar atau sekolah dasar tidak memiliki tenaga tata administrasi yang cakap dan mampu di bidangnya. Boleh dikatakan masih amburadul dan tidak tertib.Padahal kita juga menyadari bahwa peran dari tenaga tata administrasi sangat dibutuhkan dalam sebuah instansi, apalagi menjemput era Informasi dan Tekhnologi seperti sekarang ini. Setiap sumberdaya manusia yang bergerak di berbagai instansi saat ini dituntut untuk “melek” mata menyongsong keberadaan Informasi dan Tekhnologi yang bergulir secara cepat saat ini.[7]

Sumberdaya manusia merupakan individu yang penting, terutama dalam sebuah instansi pendidikan. Akan tetapi di dalam mendukung semua tugas yang berjalan di dalam instansi dibutuhkan tenaga tata adminsitrasi yang mempunyai disiplin, loyalitas, dan tanggung jawab terhadap tugas – tugas mereka. Untuk itu, di dalam mewujudkan dan memperlancar tugas – tugas di dalam instansi pendidikan diharapkan antara komponen satu dengan yang lain harus bersinergi, bekerja sama dan juga bertanggung jawab.

Keberadaan tenaga tata administrasi di dalam sebuah instansi pendidikan ke depannya harus benar – benar dipertimbangkan, baik dalam hal mutu, kualitas, kemampuan, kecakapan, keahlian, dan tanggungjawab di dalam mengemban tugas – tugas kedinasan. Dan, hal itu semua selayaknya diimbangi dengan pendapatan yang diperoleh oleh tenaga tata administrasi itu sendiri di dalam meningkatkan etos kerja mereka. Janganlah hanya menjadi slogan belaka, ironis jadinya!

Dengan eksisnya tenaga tata administrasi yang diharapkan berperan secara professional, diharapkan juga setiap komponen yang terdapat di instansi pendidikan mampu mengoptimalkan kinerja mereka masing – masing.Peran ganda dan rangkap seharusnya diakhiri, untuk mencapai hasil yang maksimal. Karena dengan adanya job description yang jelas profesionalitas dapat tercapai di instansi pendidikan tersebut, selain itu juga dapat meningkatkan mutu manajemen sekolah itu sendiri.Oleh karena itu, selain memiliki kemampuan, kecakapan, keahlian yang memadai, diharapkan tenaga tata administrasi juga harus mempunayi visi dan komitmen di dalam memajukan sebuah instansi pendidikan khususnya, dunia pendidikan pada umumnya.

Di bawah ini kami mencontohkan salah satu format penulisan barang inventaris:

No Urut	Kode Klasifikasi	Jenis Barang	Merk	Ukuran	Thn. Pembuatan	Banyaknya	Thn. Diperoleh	Status	Kelengkapan dokumen	Kondisi	harga

Table di atas merupakan contoh penulisan barang inventaris yang berupa alat teknis pendidikan/alat peraga.

  IV.         SIMPULAN

Dari paparan di atas, kami dapat menyimpulkan bahwa inventaris sekolah adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif yang dimiliki oleh suatu sekolah. Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang.

      V.         PENUTUP

Demikianlah makalah yang dapat kami susun, kami yakin masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari saudara-saudara. Semoga makalah ini dapat membawa berkah&manfaat bagi kita semua. Aamiin.

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto, 2008. Administrasi Pendidikan, Jakarta: Rineka Cipta.

Gunawan, Ary H., 1996. Administrasi Sekolah, Jakarta: Rineka Cipta.

http://www.sman7malang.sch.id/index.php?option=com_content&view=article&id=112:inventarisasi-pra-dan-sarana-pendidikan-untuk-terwujudnya-tertib-administrasi&catid=34:teknologi-informasi-a-komunikasi&Itemid=34.

Purwanto, M. Ngalim, 2008. Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: PT Rosda Karya.

Suryosubroto, 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah, Jakarta: Rineka Cipta.

---

       [1] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), Hlm. 141

       [2] Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), Hlm. 26-27

       [3] http://www.sman7malang.sch.id/index.php?option=com_content&view=article&id=112:inventarisasi-pra-dan-sarana-pendidikan-untuk-terwujudnya-tertib-administrasi&catid=34:teknologi-informasi-a-komunikasi&Itemid=34, selasa,22 April 2012,13.59

       [4]  Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Hlm. 144

       [5] Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2008), Hlm. 26

       [6]  http://www.sman7malang.sch.id/index.php?option=com_content&view=article&id=112:inventarisasi-pra-dan-sarana-pendidikan-untuk-terwujudnya-tertib-administrasi&catid=34:teknologi-informasi-a-komunikasi&Itemid=34, selasa,22 April 2012,13.59

       [7] M. Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung: PT Rosda Karya, 2008), Hlm. 99